Diante da aprovação da Lei Nro 14.010/20, datada em 10 de Junho de 2020, a legalidade da assembleia virtual se tornou uma realidade. Sabemos que a assembleia executada de forma virtual é um importante mecanismo, diante da impossibilidade de se realizar uma reunião presencial, em razão do estado de calamidade pública instituído no país.

A aceitação e adesão acerca da utilização de mecanismos digitais para executar atividades desse tipo, pode ser um grande desafio nos condomínios, o novo pode nos assustar, mas a adaptação é necessária.

Mas o que nem todos sabem, é que as assembleias virtuais, além de necessárias são benéficas!

Abaixo, listamos 4 pontos positivos que as execuções de reuniões desse tipo poderão trazer. Veja:

Benefícios da Assembleia Virtual

  1. Evita aglomerações

    Esse é o ponto inicial de motivação para execução das assembleias virtuais. Uma das principais recomendações da Organização Mundial da Saúde (OMS) é: Evite aglomerações e, se possível, fique em casa. 
    Com isso, surge a necessidade de inovar. A forma ideal de tratar assuntos sobre o condomínio agora, são as assembleias online. 

  2. Aumenta a participação

    Observamos que, enquanto nas assembleias presenciais a participação dos condôminos não ultrapassa os 40%, nas assembleias online a participação pode chegar a 80%. 

  3. Diminui conflitos

    A assembleia feita de forma virtual pode ser bem mais objetiva que a presencial, o que evita discussões e conflitos. A presença de um mediador que organizará e controlará a fala dos participantes, têm se mostrado muito eficaz nessa redução.

  4. Garante mais organização e agilidade

    Toda a organização, desde a comunicação inicial até a votação de pautas pode ser feita por meio da plataforma ByDoor, por exemplo, basta ter computador ou celular e conexão de internet.À A seguir, detalharemos melhor, como é possível executar uma assembleia virtual com a ajuda do ByDoor.

Como executar uma assembleia virtual utilizando o ByDoor?

  1. Informe os condôminos sobre a assembleia

    O ByDoor conta com a funcionalidade “Assembleias”, onde o administrador pode informar aos moradores o acontecimento de uma assembleia, com instruções sobre a ordem do dia, data e horário.

    Essa funcionalidade é de grande utilidade, pois os condôminos receberão em seus e-mails e celulares uma notificação sobre a assembleia criada e deverão confirmar sua presença, o que ajuda a administração a se organizar melhor.

    É importante indicar nas informações da assembleia, qual plataforma de conferência virtual será utilizada. As opções recomendadas são o Google Hangouts, Microsoft Team ou Zoom. Porém, existem diversas outras.

    Anexe os arquivos que podem ser úteis como propostas recebidas, orçamentos, pareceres, entre outros. Dessa forma os condôminos que participarem da reunião, já terão conhecimento prévio sobre essa documentação.

    Veja em nossa Central de Ajuda Virtual, um modelo de convocação atualizado para assembleias virtuais.

  2. Estabeleça uma boa comunicação

    É muito importante em qualquer processo de mudança que a comunicação entre administração e condôminos seja sólida.

    O ByDoor possui diversas funcionalidades que facilitam a comunicação, uma delas é o envio de comunicados.

    Usufrua dessa função, para orientar os condôminos sobre como poderão acessar a plataforma de reunião e se cadastrarem para participarem da assembleia. 

    Faça uma ampla divulgação usando também os canais de comunicação tradicionais do condomínio, como: quadros de avisos, elevadores e áreas de grande fluxo de condôminos.

    Disponibilizamos dois modelos de comunicados que podem ser úteis na manutenção da comunicação: Um sobre Cronogramas e Prazos importantes e o outro é um Aviso para o Dia da Realização da Assembleia.

  3.  Enquetes

    Utilize a ferramenta “Enquetes” para disponibilizar as votações que fazem parte da pauta divulgada. É possível determinar o prazo limite para as respostas e quais grupos de condôminos poderão votar, por exemplo, um grupo de procuradores.

    As enquetes podem ser abertas e mostradas durante a assembleia, caso o secretário solicite apuração de votos para deliberar sobre uma matéria.

    Os votos serão nominados podendo ser conferidos e validados pelo presidente da mesa.

    Seguem sugestões para enquetes:

    1- Você pretende se candidatar a síndico do condomínio?

    2- Qual a sua percepção sobre a conservação e limpeza do condomínio?

    3- Qual a sua percepção sobre a segurança do condomínio?

    4- Você concorda com as medidas impostas sobre a restrição de áreas comuns?

  4. Validação das procurações

    As procurações poderão ser encaminhadas, preferencialmente 48 horas úteis anteriores à assembleia, por meio da plataforma ByDoor, como mensagem privada ao síndico ou administração do condomínio.
    O condômino deverá anexar a procuração e validá-la. As procurações invalidadas devem ser informadas durante a assembleia, bem como o motivo da não-validação.

  5. Defina a plataforma de conferência virtual a ser utilizada

    Identifique nas opções de mercado qual a ferramenta que será utilizada para a transmissão.

    Caso queira utilizar o Plataforma Zoom, nós do ByDoor podemos te ajudar na transmissão. Acesse nosso site bydoor.com e entre em contato conosco para verificar disponibilidade de horário.
    Em nossa Central de Ajuda você encontra um plano de comunicação específico para orientar os condôminos sobre o uso da plataforma zoom.

    Veja algumas informações importantes para a decidir qual plataforma usar:

    • Tempo máximo permitido para a conferência;
    • Número máximo permitido de pessoas simultâneas;
    • Custo da plataforma;
    • Acessibilidade em smartphones;
    • Possui versão em português;
    • Possibilidade de gravação da reunião e por quanto tempo

     

Outras funcionalidades também poderão ser úteis para utilização da sindicância, são elas:

Obras e ações: Inserir todas as obras e melhorias feitas no condomínio;

FórumIndicar um tema para que seja debatido antes da assembleia;

Documentosdisponibilize todos as atas, balancetes e informações úteis aos condôminos;

Contratosregistre os contratos vigentes do condomínio.

 

Esperamos ter elucidado o tema um pouco mais para você.

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