A circulação de pessoas pela portaria e pela garagem do condomínio é de importância fundamental, tanto para a segurança pessoal e patrimonial quanto para a qualidade de vida local. Afinal, é preciso considerar que em um ambiente de uso coletivo devem ser seguidos procedimentos de controle de acesso que garantam o conforto e a conveniência, sem deixar de lado a eficiência necessária.

Neste post faremos uma análise sobre o controle de acesso para condomínio, buscando apresentar as melhores práticas.

Confira!

A importância do controle de acesso para condomínios

Naturalmente, a portaria e a garagem são os pontos de acesso aos condomínios mais vulneráveis à ação de pessoas mal-intencionadas. Ao mesmo tempo, é por lá que circulam os condôminos e que são recebidas as visitas, as correspondências e também os prestadores de serviço e entregadores de mercadorias. 

Portanto, ao mesmo tempo, em que é indispensável manter rigor nos processos de vigilância e de identificação de pessoas, também é preciso conduzir os procedimentos com agilidade e cortesia, garantindo bom nível nos relacionamentos. 

Ainda, é necessário assegurar que as pessoas e os sistemas utilizados nos controles sejam os mais adequados para cada necessidade, evitando desperdícios de recursos e assegurando a eficácia dos processos.

Sendo assim, o controle de acesso para condomínios exige do gestor uma atenção especial para as técnicas aplicadas. Nesse sentido, é preciso considerar também as alternativas tecnológicas existentes e o ganho em agilidade dos procedimentos e em economia de recursos que elas podem proporcionar.

Controle da entrada de pessoas

O acesso de pessoas ao condomínio pode ser dividido entre aquelas que são frequentadoras habituais — como os moradores de um condomínio residencial — e eventuais — como os visitantes, prestadores de serviços e entregadores que vão ao mesmo condomínio. 

Nesse caso, é preciso seguir um padrão de autorizações e registros de indivíduos  que deve criar distinções para cada categoria. Assim, os moradores de um condomínio residencial podem ter acesso livre, enquanto os visitantes e prestadores de serviços precisam ser identificados para terem a autorização liberada pelo morador que deseja recebê-los. 

Benefícios decorrentes do bom controle de acesso:

1 – Segurança

A entrada de assaltantes pela “porta da frente” têm sido cada vez mais comum, por essa razão é necessário um treinamento efetivo com a portaria para que seja elaborado um procedimento de abordagem e controle de acesso, eficientes para a segurança do condomínio.

Independentemente do contato com os porteiros ser físico ou não, sempre é necessário questionar o destino do visitante e confirmar com o morador se ele espera por alguém.

O histórico de entrada de pessoas garante que o condomínio tenha um relatório de todos que acessaram as suas dependências. Assim, caso o síndico se depare com uma situação onde precisa de evidências que mostram quem acessou o condomínio em determinado horário, ele terá.

2- Geração de dados úteis na tomada de decisões

Manter um histórico completo de acessos ao condomínio garante ao administrador o conhecimento de dados que serão essenciais nas tomadas de decisões, por exemplo:

A partir da análise da quantidade de acessos por período em um dia é possível que o síndico defina em qual horário será a troca de turno de funcionários.

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Gráfico extraído de Condomínio Comercial, usuário da plataforma ByDoor. Esse gráfico permitiu que a administração determinasse que a troca de turno dos funcionários seria às 12:00h e não mais às 13:00h, como era feito anteriormente.

Analisando um gráfico anual de registro de acesso pode-se perceber em qual período do ano há aumento do fluxo de visitantes, como ocorre no período de festas em fim de ano.

Com isso, a administração do condomínio pode se organizar, se preparando para esse tipo de ocorrência, decidindo, por exemplo, pela contratação de um novo funcionário.

3 – Agilidade e praticidade no atendimento

A abordagem de visitantes na portaria consiste em 3 passos fundamentais:

  1. Solicitação do documento de identificação.
  2. Informação do destino de visita.
  3. Verificar se o visitante tem, ou não, permissão de entrada.

Esse procedimento pode ser facilitado com o uso de plataformas de gestão condominial, como o ByDoor, que permite que o próprio condômino parametrize as permissões de acesso de um visitante.

Dessa forma, ao fazer a abordagem o porteiro terá todas as informações necessárias na tela de seu computador no momento da efetuação do registro de acesso.

Com os integrantes engajados na execução do controle de acesso, naturalmente os cadastros de pessoas autorizadas e prestadores de serviço estarão sempre atualizados, o que agilizará o atendimento e proporcionará mais segurança aos condôminos.

 

Controle de encomendas 

Há outro tipo de controle onde é preciso registrar o recebimento e a entrega dos vários objetos que passam pela portaria.

Tradicionalmente, todos os procedimentos de registro e de identificação são feitos manualmente, o que aumenta o risco de erros e as consequências que eles podem causar sobre a segurança e sobre a qualidade de vida dos condôminos.

Todavia, existe a possibilidade de recorrer à tecnologia, que agiliza e aumenta a eficácia dos procedimentos de registro de encomendas.

Controle da garagem

Grande parte dos condomínios não pratica nenhum controle efetivo do acesso à garagem. No máximo, os porteiros se encarregam de monitorar a abertura e o fechamento dos portões que, na maioria das vezes, são procedimentos realizados pelos próprios motoristas dos veículos.

Nesse caso, mais uma vez a tecnologia funciona como um auxiliar importante para melhorar o acesso ao condomínio pela garagem. Com o uso de câmeras e possível controlar os veículos que têm a livre circulação autorizada e, a partir da portaria, fazer a abertura e o fechamento dos portões, aumentando a segurança.

Facilidades tecnológicas

Portanto, fica evidente que o uso da tecnologia atua como um facilitador em todos os sentidos. Quanto mais recursos tecnológicos estiverem à disposição do condomínio, melhores serão os resultados em todos os processos. 

A partir daí é possível fazer uma analogia interessante. Da mesma forma que um software de gestão especializado torna a administração do condomínio mais eficiente, o uso de sistemas eletrônicos no controle de acesso também melhora todos os processos nesse setor. 

Para saber mais sobre o controle de acesso para condomínios e o uso de tecnologia na sua gestão, entre em contato conosco! Teremos prazer em ajudar.