O famoso livro de ocorrência do condomínio é uma peça-chave para que a administração fique por dentro dos acontecimentos mais relevantes do dia a dia e, assim, tome as devidas providências, na tentativa de zelar pelo bem-estar de todos os condôminos.

Normalmente, essa medida era colocada em prática de forma manual, ou seja, em um livro físico. Entretanto, nos últimos anos, o mercado destinado aos condomínios tem apresentado muitas inovações que garantiram maior sucesso para o trabalho dos síndicos.

Pensando nisso, no post de hoje, vamos abordar como essa modernidade pode alcançar o livro de ocorrências e quais os benefícios por ela trazidos. Ficou curioso? Então siga a leitura e confira!

O que é um livro de ocorrência do condomínio?

O livro de ocorrências consiste num instrumento facilitador da comunicação nos condomínios. É ele que concede espaço aos moradores e funcionários para fazerem suas reclamações, proporem melhorias e registrarem qualquer fato de que o síndico deva tomar conhecimento.

Especialmente, levando-se em consideração que o gestor nem sempre estará presente em todos os acontecimentos, podemos dizer que o livro de ocorrência do condomínio tem por função informar e fornecer subsídios para que os síndicos fundamentem suas ações. Por se tratar de um documento de domínio público, com o fim de facilitar a sua logística de utilização, esses livros geralmente ficam na portaria, ou aos cuidados do zelador.

Como ele deve ser utilizado para a notificação dos condôminos?

Quanto ao uso do livro, é importante deixar alguns pontos bem claros, de modo a assegurar a sua utilização apropriada, para que ele produza os efeitos esperados.

Assim, o primeiro ponto a se assinalar diz respeito à obrigatoriedade da assinatura pessoal e da data em todos os registros, cujo intuito é conter as denúncias ou insultos anônimos. Também por esse motivo, cabe ao síndico destacar aos moradores a relevância do uso de uma linguagem cordial.

Em seus moldes tradicionais, o livro de ocorrência do condomínio poderá adotar os seguintes formatos:

  • convencional: espaço único em que todos registram suas observações;

  • descartáveis: a pessoa escreve sua posição, destaca a folha e deposita em uma caixa à qual somente o síndico tem acesso.

Como o livro online pode ser vantajoso para o condomínio?

As tecnologias têm contribuído para a melhoria de muitos aspectos nos condomínios e igualmente facilitado a gestão dos síndicos — a exemplo do que acontece com a utilização de softwares voltados para a interação entre condôminos e administradores.

Nesse contexto, o velho livro de ocorrências teve um sucessor que otimizou vários pontos da troca de mensagens: sua versão online. Diante da nova realidade, as solicitações que antes eram públicas ganharam privacidade, isto é, apenas as partes diretamente envolvidas têm acesso ao seu conteúdo.

Ademais, o livro de ocorrências online pode trazer benefícios, como:

  • dar maior agilidade às ações nas tomadas de decisões;

  • evitar que algum pedido caia no esquecimento do síndico;

  • trazer maior organização para as informações;

  • manter os dados dos moradores sempre atualizados;

  • filtrar os assuntos que ainda não foram resolvidos;

  • manter a transparência etc.

O livro de ocorrência do condomínio, principalmente no formato online, é um aliado indispensável para estimular uma comunicação aberta — em que todos os condôminos exponham suas expectativas, os eventuais aborrecimentos, elogiem boas ações e, consequentemente, elevem o nível de satisfação geral.

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