O famoso livro de ocorrência do condomínio é uma peça-chave para que a administração fique por dentro dos acontecimentos mais relevantes do dia a dia e, assim, tome as devidas providências, na tentativa de zelar pelo bem-estar de todos os condôminos.
Normalmente, essa medida era colocada em prática de forma manual, ou seja, em um livro físico. Entretanto, nos últimos anos, o mercado destinado aos condomínios tem apresentado muitas inovações que garantiram maior sucesso para o trabalho dos síndicos.
Pensando nisso, no post de hoje, vamos abordar como essa modernidade pode alcançar o livro de ocorrências e quais os benefícios por ela trazidos. Ficou curioso? Então siga a leitura e confira!
O que é um livro de ocorrência do condomínio?
O livro de ocorrências consiste num instrumento facilitador da comunicação nos condomínios. É ele que concede espaço aos moradores e funcionários para fazerem suas reclamações, proporem melhorias e registrarem qualquer fato de que o síndico deva tomar conhecimento.
Especialmente, levando-se em consideração que o gestor nem sempre estará presente em todos os acontecimentos, podemos dizer que o livro de ocorrência do condomínio tem por função informar e fornecer subsídios para que os síndicos fundamentem suas ações. Por se tratar de um documento de domínio público, com o fim de facilitar a sua logística de utilização, esses livros geralmente ficam na portaria, ou aos cuidados do zelador.
Como ele deve ser utilizado para a notificação dos condôminos?
Quanto ao uso do livro, é importante deixar alguns pontos bem claros, de modo a assegurar a sua utilização apropriada, para que ele produza os efeitos esperados.
Assim, o primeiro ponto a se assinalar diz respeito à obrigatoriedade da assinatura pessoal e da data em todos os registros, cujo intuito é conter as denúncias ou insultos anônimos. Também por esse motivo, cabe ao síndico destacar aos moradores a relevância do uso de uma linguagem cordial.
Em seus moldes tradicionais, o livro de ocorrência do condomínio poderá adotar os seguintes formatos:
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convencional: espaço único em que todos registram suas observações;
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descartáveis: a pessoa escreve sua posição, destaca a folha e deposita em uma caixa à qual somente o síndico tem acesso.
Como o livro online pode ser vantajoso para o condomínio?
As tecnologias têm contribuído para a melhoria de muitos aspectos nos condomínios e igualmente facilitado a gestão dos síndicos — a exemplo do que acontece com a utilização de softwares voltados para a interação entre condôminos e administradores.
Nesse contexto, o velho livro de ocorrências teve um sucessor que otimizou vários pontos da troca de mensagens: sua versão online. Diante da nova realidade, as solicitações que antes eram públicas ganharam privacidade, isto é, apenas as partes diretamente envolvidas têm acesso ao seu conteúdo.
Ademais, o livro de ocorrências online pode trazer benefícios, como:
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dar maior agilidade às ações nas tomadas de decisões;
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evitar que algum pedido caia no esquecimento do síndico;
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trazer maior organização para as informações;
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manter os dados dos moradores sempre atualizados;
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filtrar os assuntos que ainda não foram resolvidos;
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manter a transparência etc.
O livro de ocorrência do condomínio, principalmente no formato online, é um aliado indispensável para estimular uma comunicação aberta — em que todos os condôminos exponham suas expectativas, os eventuais aborrecimentos, elogiem boas ações e, consequentemente, elevem o nível de satisfação geral.
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