Não é fácil a vida de síndico! Às vezes ele tem que assumir o papel de moderador, outras tem que tomar decisões importantes, sempre tentando conciliar o interesse de todos. A boa notícia é que, como tudo na vida, vai ficando mais fácil conforme se ganha mais experiência e se conhece sobre o assunto. Com isso em mente, separamos para você 6 dicas fundamentais para se preparar para uma reunião de condomínio. Confira!

Cumpra as formalidades

É muito importante que o síndico esteja atento à convenção do condomínio no momento de convocar as reuniões. Isso porque uma reunião realizada sem cumprir com as formalidades previstas na convenção pode ser anulada judicialmente. Imagine os transtornos que isso pode gerar para o condomínio!

Atualmente, uma forma muito adotada e, sem dúvida, a mais prática de se convocar os condôminos, é através de um software de gestão de condomínios.

Atraia os moradores

É muito importante poder contar com a presença dos moradores nos momentos de tomada de decisões do condomínio. Além de prestigiar um ambiente plural e democrático, também é necessário quórum para votar questões relevantes. Escreva mensagens conscientizando os moradores da importância de sua presença nas reuniões e alertando de que, se não estiverem presentes, serão obrigados a aceitar o que ficar decidido.

Elabore as pautas

Ao elaborar as pautas, o síndico deve estudar cada um dos temas a ser abordado. Além disso, as pautas devem ser claras, necessárias, pertinentes, não muito extensas e limitadas. Não é recomendável que se tenha mais de quatro pautas por reunião, sob pena de ficar muito cansativa.

O objetivo dessas regras é fazer com que o foco das discussões seja mantido. A elaboração de pautas muito abrangentes faz com que se discuta sobre tudo e não se resolva nada.

Envie as pautas com antecedência

Quer encurtar as reuniões de condomínio? Enviar as pautas antes da reunião é uma excelente tática para isso! Quando o síndico envia a pauta da reunião para os moradores com antecedência, eles já chegam para debater com ideias mais maduras e, assim, muitas discussões improdutivas são evitadas. Se você ainda não tem uma lista com o e-mail dos condôminos, pode usar a próxima reunião para circular uma folha de papel e colhê-los.

Prepare um bom ambiente

Preparar uma boa ambientação pode não parecer, mas é muito importante para resolver conflitos pacificamente. Se puder, organize as cadeiras em círculo, para que todos se sintam iguais. Antes da reunião começar, coloque uma música calma e relaxante. e verifique se a temperatura está agradável. Um ambiente acolhedor acalma os ânimos e estimula o senso de comunidade.

Defina um horário para início e término

Vamos falar a verdade? Ninguém gosta de ter que resolver os problemas do condomínio, não é mesmo? Trata-se de um mal necessário para que todos possam ter uma boa qualidade de vida. Por isso, é importante estabelecer um horário para começar e também para terminar as reuniões. É claro que tolerâncias de 10 ou 15 minutos fazem parte do bom senso mas, em geral, é importante que as pessoas tenham uma ideia de quanto tempo precisam dispor para esse compromisso.

E aí, gostou do artigo? Você pode saber mais sobre como atrair moradores para as reuniões de condomínio neste post!